Załóż, że Twoi pracownicy już używają AI. W badaniu KPMG i University of Melbourne z 2025 r. 69% pracujących Polaków regularnie korzystało z narzędzi AI, 77% z darmowych wersji, a 55% korzystających nie mówiło pracodawcy, że używa AI, przedstawiając wyniki jako własne. Szkolenie przeszło tylko 29%. To zjawisko ma nazwę: shadow AI, czyli AI używana w firmie bez jej wiedzy i zasad.
Problem nie polega na tym, że ktoś szybciej napisał maila. Problem zaczyna się, gdy do prywatnego konta w czacie trafia umowa z klientem, lista zamówień z nazwiskami albo arkusz z wynagrodzeniami.
Dlaczego to Twoja sprawa, a nie pracownika
Dane klientów i pracowników przetwarza Twoja firma jako administrator. Jeśli pracownik wklei je do narzędzia, z którym firma nie ma żadnej umowy, firma traci kontrolę nad tym, gdzie te dane są, jak długo i czy posłużą do trenowania modelu. RODO nie ma osobnego wyjątku dla AI.
Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) opisał w 2026 r. skalę problemu: według jego badania 41–58,5% podmiotów nie widzi związku między narzędziami AI a przetwarzaniem danych osobowych, a 95,9% czuje się nieprzygotowanych do wdrożenia AI zgodnie z RODO.
Do tego dochodzi tajemnica przedsiębiorstwa. Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji chroni informacje firmy tylko wtedy, gdy firma podjęła działania, żeby utrzymać je w poufności. Brak jakichkolwiek zasad korzystania z AI utrudni Ci wykazanie tego w sporze.
Najbardziej znany przykład pochodzi z 2023 r.: inżynierowie Samsunga wkleili do ChatGPT kod źródłowy i poufne dane pomiarowe. Firma zakazała narzędzi generatywnej AI w jednym z największych działów.
Darmowe a firmowe — gdzie jest różnica
Różnica, która ma dla Ciebie znaczenie, to nie „lepszy model”. To trzy rzeczy: czy dane służą do trenowania, czy firma ma umowę o przetwarzaniu danych i kto kontroluje konta. Oto, co deklarują sami dostawcy:
| Narzędzie | Co mówi dostawca |
|---|---|
| Microsoft 365 Copilot | Prompty, odpowiedzi i dane z Microsoft Graph nie służą do trenowania modeli bazowych. Obowiązuje umowa o przetwarzaniu danych (DPA). Ruch użytkowników z UE zostaje w EU Data Boundary — z wyjątkiem modeli Anthropic, które Microsoft wyłącza z tej granicy. |
| Gemini w Google Workspace | Workspace nie używa danych klienta do trenowania modeli bez jego zgody. Obowiązuje Cloud Data Processing Addendum. Okres przechowywania promptów ustawia administrator. |
| Claude for Work i API (Anthropic) | Domyślnie dane z produktów komercyjnych nie służą do trenowania. Wyjątkiem są oceny odpowiedzi (kciuk w górę/w dół), które administrator może wyłączyć. |
| Claude Free/Pro/Max (konsumencki) | Od 2025 r. o trenowaniu na czatach decyduje sam użytkownik. Przy zgodzie dane są przechowywane do 5 lat. |
| ChatGPT (OpenAI) | Oficjalne strony OpenAI o danych firmowych i prywatności były dla nas niedostępne w dniu sprawdzenia. Wersje biznesowe mają według dostępnych opisów domyślnie wyłączone trenowanie na danych organizacji, a w darmowej użytkownik sam musi to wyłączyć — przed zakupem sprawdź to w aktualnym regulaminie OpenAI. |
Wniosek: w wersji firmowej trenowanie jest domyślnie wyłączone, masz umowę i kontrolujesz konta. W wersji darmowej wszystkie te decyzje podejmuje pojedynczy pracownik, a firma nie ma z dostawcą umowy.
Sprawdź też, gdzie trafiają dane. Transfery do USA opierają się na EU–US Data Privacy Framework. Sąd UE oddalił w 2025 r. skargę na tę decyzję, ale sprawa trafiła w odwołaniu do Trybunału Sprawiedliwości UE.
„Klient A” zamiast nazwiska to nadal dane osobowe
Popularna rada brzmi: „zamień nazwiska na Klient A i wklejaj śmiało”. To za mało. Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) pisze wprost w wytycznych o pseudonimizacji: dane, które można przypisać osobie za pomocą dodatkowych informacji, nadal są danymi osobowymi. Jeśli gdzieś masz tabelę „Klient A = Jan Kowalski”, to jest pseudonimizacja, a nie anonimizacja.
Projekt wytycznych EROD o anonimizacji (02/2026, konsultacje do 30 października 2026 r.) podaje trzy kryteria. Dane są anonimowe dopiero wtedy, gdy nie da się:
- wyodrębnić rekordu dotyczącego jednej osoby,
- powiązać danych z innymi informacjami o niej,
- wywnioskować, kogo dotyczą.
W praktyce oznacza to, że oprócz nazwiska, PESEL-u, adresu i telefonu trzeba usunąć szczegóły, po których da się kogoś rozpoznać. „Jedyna księgowa w oddziale w Kłodzku” albo nietypowa kwota z datą też wskazują konkretną osobę. Materiał szkoleniowy opublikowany przez UODO dodaje: haszowanie to nie anonimizacja.
Kiedy potrzebujesz oceny skutków (DPIA)
Samo pisanie tekstów z pomocą czatu nie jest wymienione w wykazie UODO operacji, które wymagają oceny skutków dla ochrony danych. Wykaz obejmuje natomiast m.in.:
- ocenę ludzi, w tym profilowanie — np. gdy AI ocenia kandydatów albo pracowników;
- systematyczne monitorowanie, w tym monitoring w zakładzie pracy;
- „innowacyjne wykorzystanie lub zastosowanie rozwiązań technologicznych lub organizacyjnych” (cytat z wykazu).
Jeśli więc AI ma oceniać ludzi albo chcesz sprawdzać, jak pracownicy korzystają z AI, przygotuj się na DPIA. Zanim cokolwiek wdrożysz, przejdź bezpłatną listę pytań UODO dla małych i średnich firm, które korzystają z gotowych systemów AI (opublikowaną w sierpniu 2026 r.). Lista nie zastąpi oceny ryzyka, ale pokaże, czy jej potrzebujesz.
Kontrola korzystania z AI to monitoring
Jeśli chcesz sprawdzać, jakich narzędzi AI pracownicy używają na służbowym sprzęcie, to jest monitoring w rozumieniu Kodeksu pracy (art. 22³ § 4). Cel, zakres i sposób trzeba opisać w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo — w małej firmie bez regulaminu — w obwieszczeniu, i poinformować pracowników co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem. Nie wolno naruszać tajemnicy korespondencji ani monitorować okresu sprzed poinformowania pracowników.
Same zasady korzystania z AI, które nie są monitoringiem, możesz wprowadzić poleceniem służbowym albo polityką wewnętrzną.
Zakaz nie działa — działa zatwierdzone narzędzie
Francuski urząd ochrony danych CNIL, działający na tej samej podstawie prawnej co UODO, zaleca kolejność, która sprawdza się też w małej firmie: zacznij od konkretnej potrzeby, ustal listę dozwolonych i zakazanych zastosowań (w tym zakaz podawania danych osobowych, jeśli narzędzie i umowa na to nie pozwalają), sprawdź, czy dostawca wykorzystuje dane, przeszkol ludzi i wyznacz, kto pilnuje zasad.
Sam zakaz bez alternatywy przenosi korzystanie z AI na prywatne telefony i konta, czyli tam, gdzie nie widzisz już nic.
Co zrobić w tym tygodniu
- Zapytaj zespół wprost, z jakich narzędzi AI korzysta i do czego. Bez szukania winnych — chodzi o mapę, nie o kary.
- Wybierz jedno narzędzie w planie firmowym z umową o przetwarzaniu danych i wyłączonym trenowaniem. Zablokuj nim potrzebę korzystania z prywatnych kont.
- Spisz jedną stronę zasad: czego nie wklejamy (dane klientów i pracowników, umowy, cenniki, kod, dane finansowe), które narzędzie jest zatwierdzone, kogo pytać w razie wątpliwości.
- Przeszkol ludzi i zapisz szkolenie — to jednocześnie dowód dbałości o tajemnicę przedsiębiorstwa i ślad dla art. 4 AI Act.
- Jeśli AI ma oceniać ludzi, nie wdrażaj go bez oceny skutków i bez rozmowy z prawnikiem.
Więcej o obowiązkach z AI Act w tekście Twoja firma używa ChatGPT. Co z AI Act dotyczy Cię już dziś.